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Effizientere Auftragsbearbeitung
dank integriertem Dokumentenmanagement

Effizientere Auftragsbearbeitung dank integriertem Dokumentenmanagement
Das angeschlossene Dokumentenmanagement der ERP-Software Rowisoft BLUE ermöglicht Ihnen, die für eine effiziente Auftragsbearbeitung und Auftragsdokumentation notwendigen Belege, wie zum Beispiel Eingangsrechnungen, Serviceprotokolle, Prüfprotokolle, Checklisten, Verträge und vieles mehr, an die betreffenden Vorgänge (Angebote, Aufträge, Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen, Projekte, etc.) anzuhängen. Belege können bequem per Drag&Drop oder über die integrierte Scanner-Anbindung direkt in das Dokumentenmanagementsystem (DMS) abgelegt werden.

So können Sie auch nach Jahren schnell und effizient das relevante Prüfprotokoll für einen Auftrag oder die Eingangsrechnungen der verbauten Komponenten in einem Produktionsartikel wiederfinden. Kundenrückfragen, Mängelanzeigen oder Garantiebearbeitungen können so schneller und effizienter erledigt werden, da die relevanten Belegen allen Mitarbeiter unmittelbar und digital zur Verfügung stehen. Ein Gang ins Archiv oder an den Aktenschrank entfällt damit gänzlich.

Ablage mit System:
Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) von Rowisoft BLUE

Das Dokumentenmanagement (DMS) ermöglicht Ihnen die frei definierbare, strukturierte Ablage der Dokumente, so dass Sie und Ihre Mitarbeiter sich schnell in der Ablage zurechtfinden. Natürlich können Sie auch über die im ERP-System vorhandene Volltextsuche nach Dokumenten suchen.

Das Ablagesystem unterscheidet zwischen einer globalen (für jeden Mitarbeiter zugänglichen) und einer privaten (für einen bestimmten Mitarbeiter zugänglichen) Ablage. Die Ablage, der Aufruf oder die Suche der Dokumente kann ausgehend von einem Kontakt, einem Vorgang oder über das zentrale DMS-Modul erfolgen.

Dokumentenhistorie und Bearbeitungsvermerke

In der Dateiablage von Rowisoft BLUE können auch bearbeitbare Dokumente abgelegt werden. Bei Änderung einer Dokumente durch einen Mitarbeiter erfolgt die automatische Speicherung  der Versionsstände inklusive Dokumentation des Sachbearbeiters und einem Änderungenvermerk, der von dem Mitarbeiter hinterlegt werden muss. So gehen nicht nur keine alten Inhalte verloren und werden versehentlich überschrieben, sondern auch dokumentiert.

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