Ich helfe Ihnen gern auch telefonisch weiter. Rufen Sie mich an: 030 6782 5760

Effizientere und fehlerfreiere Auftragsbearbeitung

Rowisoft BLUE wurde so konzipiert, dass die Nutzung für Ihre Mitarbeiter intuitiv ist und bei Bearbeitung der Vorgänge möglichst effizient und fehlerfrei erfolgt. Dafür wurde die Nutzeroberfläche einer UX-Optimierung (UX = User Experience) unterzogen. Eine klare Struktur, eine vertraue Umgebung, einfache Prozesse und auf Nutzerebene anpassbare Eingabemasken ermöglichen eine beschleunigte Auftragsbearbeitung und Vermeidung von Fehlereingaben.

Eine Schulung Ihrer Mitarbeiter im Umgang mit der Software reduziert sich daher auf wenige Stunden, bis diese in der Lage sind eigenständig und effizient mit Hilfe von Textbausteinen, Tastenkürzeln und automatischen Programmroutinen Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen zu schreiben.

Dank automatischer Belegverknüpfungen stehen diese jederzet zur Verfügung und ermöglichen einen transparenten Zugang und Überblick des Verkaufsprozesses bis in die Buchhaltung (je nach Nutzerrechte).

Nochmal der Hinweis: Die hier benannten Leistungen und Funktionen stellen nur einen Anriss des Möglichen dar! Vereinbaren Sie am Besten einen Termin zur persönlichen Beratung und Präsentation.






















Pflichtfelder sind mit einem Stern (*) markiert.

Leistungsmerkmale von Rowisoft BLUE in der Auftragsbearbeitung

Angebotswesen

Im Angebotswesen, aber nicht nur hier, haben Sie die Möglichkeit die Vorgänge mit oder ohne Versionskennzeichnung zu duplizieren oder in eine andere Vorgangsart weiterzuführen (Wandlungsmöglichkeit). Auch das Erzeugen eines Vorgangs für verschiedene Empfänger (Serien-Vorgänge) und dessen Stapeldruck (Papier, Fax, Email) ist problemlos und mit einem Knopfdruck möglich. Dies erspart Ihren Mitarbeitern nicht nur das Abtippen von Belegen, sondern vermeidet vor allem Fehler und doppelte Arbeit. Denn Zeit ist Geld und von beiden hätte jeder gern mehr.

Noch mehr Zeit gewinnen Sie und Ihr Mitarbeiter durch die Nutzung der automatischen, empfänger- und mengenabhängigen Preiskalkulation. Sie sind sich unsicher, wie dieser Preis zustande gekommen ist? Das System gibt Ihnen mit einem Mausklick Auskunft über die Preisherkunft (gültige Dauersonderpreise des Kunden, Mengenstaffeln, Rabattgruppen, Preisstaffeln, Verbraucherstatus).

Automatisieren Sie Ihren Angebots- und Verkaufsprozess durch die integrierte Nachrichtenzentrale. Mit wenigen Klicks haben Ihre Mitarbeiter das Angebot (jede Vorgangsart) erstellt. Der Versand kann nur klassisch per Post oder aber direkt per Fax oder Email mit dem Vorgang als PDF-Anlage erfolgen. Dank der definierbaren Textvorlagen mit Variablennutzung kann auch das Deckblatt für den Faxversand oder das Anschreiben in der Email weitestgehend automatisiert werden. Tippfehler werden so vermieden, eine einheitliche Kommunikation nach außen gewährleistet und Zeit für andere Tätigkeiten, und sein es nur das Schreiben einiger Angebote mehr am Tag, gewonnen.

Highlights im Angebotswesen:

  • Persönliche und einheitliche Anschreiben mit Textvorlagen und Variablen
  • Stapelverarbeitung / Stapeldruck (Drucker, PDF, Email, Fax)
  • Artikelspezifische Eingabedialoge für personalisierte Artikelpositionen
  • Automatische Dialoghilfen zum Vertrieb von Zubehör oder Artikeloptionen
  • Automatische Preiskalkulation und Anzeige der Preisherkunft je Kunde
  • Wandlungsmöglichkeit in anderer Vorgangsarten, wie Auftrag, Lieferschein, Rechnung etc.
  • Speicherung der Versionsstände (gleiche Belegnummer) inklusive verantwortlicher Sachbearbeiter
  • Speicherung der Angebots mit Versionsnummer (erweiterte Belegnummer)
  • Frei gestaltbare Reports, Belege, Vorgänge mit Zugriff aller Datenbankfelder

Auftragswesen

Ein Interessent ist zum Kunden geworden oder ein Bestandskunde hat bestellt: Dieser soll auch Kunde bleiben und daher gilt es den Auftrag termingetreu und möglich effizient zu erledigen. Je nach Artikeltyp und interner Prozessabläufe müssen nun Bestellungen, Produktionen, Kommissionen, Lagerreservierungen, Streckengeschäfte und/oder Abschlagsrechnungen (etc.) ausgelöst werden.

Je nach Prozessdefinition werden nur vom Kunden freigegebene Auftragsbestätigungen in weitere Vorgangstypen weitergeführt (Vorgangswandlung). Zudem werden automatisch bei Streckengeschäften, Kommissionsgeschäften oder internen Produktionen (Produktionsaufträge) von System die notwendigen Vorgänge erzeugt und die entsprechend im Prozess definierten Lagerbewegungen / Lagerreservierungen vorgenommen.

Hinterlegen Sie, dank des integrierten Dokumentenmanagementsystems (DMS), alle mit dem Auftrag relevanten externen Dokumente (Vereinbarungen, Verträge, Kalkulationen, Freigabedokumente) direkt im Vorgang. Diese stehen dann jedem Sachbearbeiter zur Verfügung und sind auch über die Volltextsuche zu finden.

Da mit Rowisoft BLUE nicht nur Produktionsaufträge, sondern auch Dienstleistungen (Reparaturaufträge oder Serviceaufträge) sowie das klassische Verleihartikelgeschäfte (zum Beispiel Autos, Drucker, Hardware-Equipment, etc.) komfortabel abgebildet werden können, werden sie das integrierte DMS und seine Funktionsmöglichkeiten doppelt zu schätzen lernen.

Highlights in der Auftragsbearbeitung:

  • Übersichtliche Auftragsverfolgung über alle Prozesse, dank automatischer Belegverknüpfungen und Debitoren- / Kreditorenverknüpfung
  • Problemlose Durchführung und Abbildung von Verleihgeschäften, Dienstleistungen (Reparaturaufträge oder Serviceaufträge) Streckengeschäften, Kommissionsgeschäften, Produktionsaufträgen und klassischen Handel mit Lagerwaren
  • Dokumentenmanagement (DMS) zur digitalen Ablage von z.B. Auftragsbezogenen Dokumenten (Skizzen, Bilder, Verträge, Kalkulationen, Vorlagen, Bestellungen, etc)
  • Automatische Hauptlagerverknüpfung je Sachbearbeiter
  • Automatische Prozess- und Belegerzeugung in Abhängigkeit der Auftragsart
  • Individuelle Masken und Tabreihenfolgen zur effizienteren Auftragsbearbeitung
  • Individuelle Bearbeitungshinweise je Kunden als Popup
  • Multitasking dank entkoppelter Bearbeitungsfenster (ideal bei der Arbeit mit mehreren Monitoren)
  • Onlinebestellungen per Drag & Drop der Email als Auftrag anlegen inkl. Kundenanlage und Doublettenprüfung

Bestellwesen

Rowisoft verfügt über die Möglichkeit der Anbindung von Hand-Scanner, um Waren bequem und vor allem effizient und fehlerfrei zu erfassen. Aus technischer Sicht können Sie mit Rowisoft BLUE auf allen Belegen, d.h. in aller Vorgangsarten (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Produktion, etc.), mit Barcodes der verschiedenen Klassen arbeiten. Auch QR-Codes können vom System erzeugt werden und ermöglichen vor allem im Marketing  / Vertrieb (Angebotswesen) interessante Einsatzmöglichkeiten.

Im Bestellwesen und Lagerwesen sind Barcodes eine riesige Arbeitserleichterung und vermeiden unnötige, kostspielige  Fehler, wie zum Beispiel doppelte oder zeitintensive Arbeit und falsche Lagerbestände. Artikel mit einem Barcode zu versehen, macht sich auch bei einer Inventur bemerkbar. Ganz nebenbei: Über ein Inventurmodul verfügt Rowisoft natürlich auch.

In Ihrem zukünftigen Bestellwesen können Sie nicht nur einfache Lagerbestellungen erzeugen. Das Pendant zur Lagerbestellung sind die Individualbestellungen, bei der Sie die zu bestellenden Artikel quasi bereits an einen Kunden verkauft haben. Individualbestellungen können als Streckengeschäft oder Kommission ausgelöst werden.

Über die vorhandene Bestellvorschlagsliste, die an Meldebestände der Artikel geknüpft sind (d.h. Mindestlagermengen und Sollbeständen), lösen Ihre Mitarbeiter mit wenigen Mausklicks die passenden Bestellungen als Lagerbestellung, Kommissionsbestellung oder Streckengeschäft bei Ihren Haupt- oder Nebenlieferanten aus.

Den Wareneingang, d.h. die Erfassung der Eingangslieferscheine und damit die Bestandsänderungen im Lager, erledigen Ihre Mitarbeiter entweder über einen angebundenen Scanner (sofern Ihr Lieferant seine Lieferscheine mit Barcode ausstellt) oder über die automatische Vorschlagsliste des Systems. So entgeht Ihnen und Ihren Mitarbeitern nie, bei welchem Lieferant noch Bestellungen offen sind.

Highlights im Bestellwesen:

  • Nutzung von Scanner und Barcodes aller Klassen auf Belegen und Lageretiketten zur Erfassung und Verarbeitung
  • Automatische Bestellvorschlagslisten (Bedarfsmeldungen) in Anhängigkeit von Soll- und Mindestlagerbeständen
  • Integration / Ablage von Originaldokumenten (z.B. Eingangsrechnungen) per Dokumentenscan mit TWAIN-fähigen Scannern
  • Erfassung von Seriennummern, Chargennummern und OEM-Artikelnummern
  • Erfassung Eingangsrechnungen, Eingangslieferscheinen, Kommissionslieferscheinen, Rücklieferscheinen, Preisanfragen und Bestellungen (Lager, Kommission und Steckengeschäft)
  • Pflege von Sonderpreisen, Katalogen, kundenspezifischen Artikelnummern, Lieferantenartikelnummern und Rabattgruppen

Rechnungswesen

Die Abrechnung Ihrer Aufträge kann auf verschiedenste Arten erfolgen. Doch egal wie: Rowisoft hat die passenden Instrumente dafür.

Erstellen Sie Teilzahlungen oder Abschlagszahlungen in absoluten oder prozentualen Beträgen zum Auftragswert und erzeugen Sie nach Projektabschluss eine Schlussrechnung für Ihren Kunden. Oder erzeugen Sie doch ganz einfach mit einem Mausklick eine Sammelrechnung für alle oder nur aus bestimmten Lieferscheinen gelieferten Artikel an Ihren Kunden.

Das integrierte Offene-Posten-Management gibt Ihren Mitarbeitern genau Auskunft, welche Aufträge oder Lieferungen noch nicht Fakturiert wurden und welche Aufträge noch nicht erledigt / geliefert wurden. Lastschriftbeauftragungen, Zahlungserinnerungen, Mahnungen oder Inkassobeauftragungen erledigen Sie mit einem Mausklick.

Wiederkehrende Rechnungen (sogenannte Abo-Vorgänge oder Abo-Rechnungen) hinterlegen Sie im System komfortabel mit wenigen Handgriffen. Die monatliche Abrechnung von Serviceverträgen wird in Kombination mit der vorhandenen Stapelverarbeitung (Papier, Fax, Email) im Handumdrehen von Ihren Mitarbeitern erledigt. Natürlich werden dabei vom System die kundenspezifischen Rabatte und Sonderpreise berücksichtigt. Auch individuelle Artikeltexte (zum Beispiel individuelle Vertragsnummern oder Leistungsdaten) lassen sich hier automatisiert erzeugen.

Die Abrechnung von Provisionen mit Vertretern erfolgt automatisch per Knopfdruck. Hinterlegen Sie in welchem Rechnungsstadium Provisionen auf Brutto- oder Nettopreise erfolgen sollen. Dank der Anbindung an die Finanzbuchhaltung erfolgen die Kosten- und Erlösbuchungen, natürlich inklusive der Belegverknüpfungen, automatisch.

Highlights im Rechnungswesen:

  • Erzeugung von Abo-Rechnungen (typischer Anwendungsfall sind Abrechnung von Wartungsverträgen) und dessen Stapelverarbeitung per Post, Email oder Fax.
  • Erstellung von Abschlagrechnungen, Teilrechnungen, Schlussrechnungen, Gutschriften, Stornorechnungen
  • Zuordnung von Vertretern und Provisionen sowie die Erstellung von Vertreterabrechnungen
  • Automatische Erlös- und Kostenbuchungen sowie Anbindung an die FiBu / Datev
  • Automatische Erstellung und Dokumentation von offenen Posten inkl. Mahnwesen mit Zahlungserinnerung, automatischer Mahnkostenberechnung, Inkassoschnittstelle und Lastschrifterzeugung
  • Frei definierbare Zahlungsziele mit Skontoausweisung sowie kunden- und zahlartabhängigen Zahlungsaufforderungen

Versand und Logistik

Kennen Sie das Problem: Ein Kunde ruft an und will wissen wo sein Paket geblieben ist. Eine Sendungsnummer wäre jetzt hilfreich. Doch wann soll man diese sinnvollerweise in der Auftragsbearbeitung erfassen? Die Abteilungen Auftragsbearbeitung und Versand / Logistik sind in einem Unternehmen häufig nicht nur räumlich von einander getrennt, sondern haben oft auch das organisatorische Problem, dass bei Erstellung des Lieferscheins in der Auftragsbearbeitung, die Sendungsnummer (Trackingnummer) des Pakets, oder allgemein der Warenlieferung, noch nicht bekannt ist. Rowisoft hat hierfür das Pack-Tracker-Modul (Packtracking) entwickelt.

Dank des Pack-Tracker-Moduls erfassen Ihre Mitarbeiter im Versand am Besten mittels Barcode die Lieferscheinnummer und im zweiten Schritt den Barcode des Versanddienstleisters (UPS, DHL, Mail Boxes Etc, GLS, DPD). Das Modul hinterlegt automatisch die Sendungsnummer im System. Mittels Trigger können Sie Rowisoft BLUE so einrichten, dass  mit Erfassung der Sendungsnummer eine automatische Email oder SMS an den Kunden gesendet wird, in dem Sie ihn darüber informieren, dass sein Paket zum Versand bereit liegt. Mit der Sendungsnummer kann der Kunden nun selbst verfolgen, wo sich sein Paket befindet. Das entlastet nicht nur Ihre Kundenhotline, sondern macht auch einen professionellen Eindruck, wie Ihre Kunden es heutzutage von Amazon und anderen Benchmarks gewohnt ist.

Neben dem Packtracking-Modul verfügt Rowisoft auch über ein Picklisten-Modul (elektronische Pickliste). Damit können Ihre Mitarbeiter in der Kommissionierung komfortable die eingegangenen Bestellungen (zum Beispiel auf einem mobilen Endgerät wie einem Tablet-PC) abarbeiten und für die Versandabteilung vorbereiten. Ist eine Bestellung komplett zusammengestellt, wird automatisch der Lieferschein für den Auftrag durch das System gedruckt.

Highlights im Versand- und Logistikmodul:

  • Einfache Erfassung von Sendungsnummern dank Pack-Tracker-Modul mit Handscanner-Anbindung
  • Automatische Erstellung von Picklisten und effizientes kommissionieren von Aufträgen mit einem Tablet-PC
  • Automatische Lieferscheinerzeugung / automatischer Lieferscheindruck bei Kommissionierungsbestätigung
  • Dokumentation von Chargennummern und Seriennummern bei Kommissionierung / Versand

Lagerwesen

Das Lagerwesen, als wesentlicher Bestandteil einer Warenwirtschaft und den Abteilungen Versand / Logistik und Bestellwesen, ist Mehrlagerfähig und kann Artikel sowohl mit Chargennummern und Seriennummern, als auch mit beliebig vielen OEM-Nummern verwalten. Das Lagerbuch dokumentiert alle Zu- und Abgänge inkl. der verwendeten Serien- und Chargennummern. Einer Rückrufaktion eines Lieferanten mit Bezug auf eine bestimmte Chargennummer, können Sie also gelassen entgegensehen. Dank der Volltextsuche mit Bedingungen und der Möglichkeit von verschachtelten Filterabfragen (nicht nur im Lagerbuch), haben Sie im Handumdrehen die betreffenden Chargennummern und damit bedienten Aufträge / Kunden selektiert.

Durch die OEM-Nummernfunktionalität sind sie auch in der Lage, einem Artikel beliebig viele Artikelnummern zu vergeben. Wenn Sie zum Beispiel nicht nur einen Systemwechsel von einem ERP-System zum anderen durchführen wollen, sondern in diesem Zusammenhang sich auch von alten Strukturen und Nummernkreisen lösen möchten, so können Sie die dies bequem und sicher über diese Funktion lösen.

Sogenannte sprechende Artikelnummern, d.h. Nummernkreise und / oder Buchstabenkombinationen, die dem internen Sachbearbeiter Auskunft bereits über die Artikelklasse, Artikelgüte oder Artikelart geben, können mit dem intelligenten Lagersystem von Rowisoft BLUE kinderleicht vorgegeben werden. So ist jeder Sachbearbeiter in der Lage einen Artikel mit der richtigen Artikelnummern anzulegen, ohne sich zu vertippen, doppelt zu belegen oder zeit damit aufwenden zu müssen, was diese Codierung bedeutet. Das ERP-System gibt verlässlich und schnell Auskunft.

Manuelle Lagerbuchungen von Lagerzugängen oder Lagerabgängen inkl. Dokumentation des Buchungsgrundes sind obligatorisch und bedürfen eigentlich keiner besonderen Erwähnung.

Highlights im Lagerwesen:

  • Komfortables Inventurmodul: Es ist keine Lagerschließung notwendig. Inventur kann im laufenden Betrieb erfolgen.
  • Dokumentation von Lieferrückständen, Reservierungen, Melde- und Mindestbeständen
  • Mehrlagerfähigkeit (Verwaltung mehrerer Lager) je Artikel
  • Lagerbuch zur Dokumentation von Zu- und Abgängen inkl. Chargen- und Seriennummern
  • Volltextsuche mit Bedingungen und verschachtelten Filterabfragen
  • Beliebig viele Artikelnummern für einen Artikel hinterlegen
  • Automatische Erzeugung der richtigen Artikelnummer duch das System zur Fehlervermeidung durch Tippfehler (sprechende Artikelnummern, strukturierte Artikelnummern)
  • Komfortabler Etikettendruck mit Barcodes und vielen mehr (individuelle Druckvorlagengestaltung)

* Alle Preise verstehen sich zzgl. Mehrwertssteuer und ggf. Versandkosten.
Alle Firmen-, Markennamen & Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber &
dienen lediglich zur Identifikation und Beschreibung von Produkten & Leistungen.

Kreativagentur Gordon Adams
Am Studio 20a, 12489 Berlin
ImpressumAGBKontakt